Mehrere Empfänger im E-Mail ansprechen

In Firmenseminaren werde ich immer wieder gefragt: Wie schreiben man ein E-Mail, wenn es an unterschiedliche Empfänger geht? Der heutige Blogartikel beantwortet diese Frage.

Verschiedene Empfänger, mit unterschiedlichem Wissenstand und hierarchischen Stufen in einem E-Mail anzusprechen ist keine leichte Sache. Aus meiner Sicht ist es der Versuch eine eierlegende Wollmilchsau zu kreiieren. Doch mit ein paar Tipps, kann es trotzdem gelingen:

Wer hat was zu tun? Wer wird nur informiert?

Trennen sie ihre Empfänger in „An:“ und „cc:“ In „An“ stehen jene, die mit dem Inhalt des E-Mails weiterarbeiten müssen. Jene, die sie nur informieren stehen im Feld „cc“. Im Seminar höre ich immer wieder, dass die unterschiedliche Bedeutung dieser Felder nicht klar ist. Da wird der hierarchisch höherstehende in „An“ geschrieben, obwohl er nur informiert werden soll. Das macht keinen Sinn. Sie sollten dieses Orbigkeitsdenken beim E-Mail-schreiben vergessen und die Felder richtig nutzen. 

Schaffen Sie eine gute Struktur

Geben Sie in den ersten Sätzen einen Überblick, worum es geht. Gehen sie dann vom großen Ganzen, dem Big Picture, immer mehr ins Detail. Für den Vorgesetzten, den sie informieren, reicht meist der grobe Überblick. Er kann früher zu lesen aufhören. Für die KollegInnen und MitarbeiterInnen, die etwas tun müssen schreiben sie detailliert wer was bis wann zu erledigen hat.  Das funktioniert am besten, wenn sie als SchreiberIn sich im Vorfeld überlegen, wer welche Infos braucht.

Die richtige Anrede

Wenn mehrere Empfänger angesprochen werden sollen und sie noch dazu mit einigen per Sie sind und mit anderen per du sind, hilft folgende Regel:

Frauen und Ranghöhere zuerst, KollegInnen mit den sie per du sind zuletzt.

Z.B.: Guten Tag Frau Dr. Beispiel, sehr geehrter Herr Geschäftsführer CEO, lieber Thomas!

Damit fühlen sich alle angesprochen und es ist persönlicher als ein „Liebe Alle!“

 Lieber mehrere E-Mails als ein zu komplexes.

Wenn ihre Empfänger sehr unterschiedlichen Wissenstand zu dem Thema haben, müssen sie ein langes und komplexes E-Mail schreiben. Überlegen Sie daher lieber mehrere E-Mails zu schreiben. So können sie den Inhalt besser an ihre Empfänger anpassen. In einem Satz informieren sie den Empfänger wer sonst noch von ihnen angeschrieben wurde. 

In diesem Sinne wünsche ich ihnen viel Erfolg beim Schreiben ihrer nächsten E-Mails!

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