Warum E-Mails nicht verstanden werden

“Der Abstimmungsaufwand ist durch die Pandemie mehr denn je. Wir müssen noch mehr E-Mails schreiben als vorher und dann auch noch telefonieren, weil die E-Mails nicht verstanden werden”. So klagte eine Teilnehmerin in der Pause meines ersten Präsenzseminars nach dem Shutdown. Auch ich hatte in den letzten Wochen immer wieder E-Mails in meinem Posteingang, die ein großes Fragezeichen vor meinem geistigen Auge entstehen ließen. Was will die Person von mir?

Warum E-Mails nicht verstanden werden und was man dagegen tun kann, darum geht es in diesem Artikel.

Durch Covid 19 wurde viel Kommunikation vom persönlichen Gespräch auf das E-Mail verschoben. Doch wenn das E-Mail nicht strukturiert oder nur schnell zwischen Home Schooling und Kundentelefonat geschrieben wurde, kann es schon passieren, das nur die halben Infos im Mail standen. Wenn dann nochmals nachgefragt werden muss oder telefoniert werden muss, um den Inhalt zu verstehen, haben sie den doppelten Aufwand. 

Daher macht es Sinn, sich vor dem E-Mail schreiben ein paar Gedanken zu machen. 

Denken vor dem Schreiben

Bevor sie also schnell ein E-Mail schreiben, überlegen sie kurz:

  • Weshalb schreibe ich das E-Mail?
  • Welche Infos braucht mein Empfänger? Welchen Wissensstand kann ich voraussetzen, welche Infos muss ich geben, damit der Inhalt klar ist?
  • Was soll der Empfänger/die Empfängerin nach dem Lesen des E-Mails konkret TUN? Mir etwas schicken? Was genau?
  • Schreiben sie konkret was wie zu tun ist. Also statt: “Schicken Sie mir die Unterlagen schnellstmöglich” schreiben sie: “Bitte schicken Sie die ausgefüllte Excel-Liste bis zum DATUM”.

Vor allem bei komplexeren Themen und Inhalten macht es daher Sinn sich vorher ein paar Stichworte zu machen, damit sie dann beim Schreiben keinen Inhalt vergessen. Denn wenn sie im Vorfeld die paar Minuten für ihre Stichworte investieren, schreiben sie ein pointiertes E-Mail, das weniger Nachfrage verursacht. 

Eine gutes Struktur finden

Ihre vorab Notizen helfen ihren auch zu überlegen, in welcher Reihenfolge sie ihrem Empfänger/ihrer Empfängerin präsentieren, um ihnen möglichst gut folgen zu können. Eine guter Leitfaden für die Struktur können folgende Fragen sein:

  • Was ist Ausgangssituation?
  • Was ist das Ziel?
  • Was erwarte ich vom Leser? 

 

Einfach schreiben

Mir hilft bei komplexen Themen immer die Frage: Wie würde ich das einem Kind erklären? Wenn sie versuchen ihren Inhalt so einfach zu schreiben, dass es auch ein Kind oder Laie in dem Gebiet verstehen würde, können sie sicher sein, dass sie verstanden werden.  Ich höre im Seminar immer wieder als Gegenargument: “Ich kann ja nicht so einfach schreiben, mein Leser glaubt sonst ich halte ihn für blöd”. Ich behaupte das Gegenteil ist der Fall: Ihre Leser*in wird ihnen dankbar sein, dass sie rasch versteht, worauf sie hinaus wollen, weil sie einfach geschrieben haben. Ein kompliziert formulierter Text braucht immer mehr Zeit und Aufmerksamkeit als ein einfach geschriebener Text. 

Gerade Manager und Geschäftsführer brauchen einfach und klar formulierte E-Mails um rasch Entscheidungen treffen zu können. Für solche hierarchisch höher stehende Menschen trauen sich aber viele nicht einfach zu schreiben. Doch häufig sind diese Personen fachlich nie so im Details mit dem Thema vertraut, und müssen es auch nicht sein, sodaß sie etwas mit komplizierten Texten anfangen können. Das hat nichts damit zu tun, dass Manager zu blöd sind ein kompliziertes E-Mail zu verstehen – sie haben schlicht nicht die Zeit sich mit einem ausschweifenden Text zu befassen. E-Mails sind ohnehin Zeitfresser Nr. 1. Also machen sie keine Doktorarbeit aus ihrem E-Mail nur um ihren Leser zu zeigen wie klug sie sind.  Kommen sie am Punkt und schreiben sie einfach. Ihre Leser werden es ihnen danken!

Lesen vor dem Senden

Bevor sie ihr E-Mail verschicken lesen Sie es als letzten Check nochmals durch und fragen sie sich selbst: Was denke ich mir, wenn ich dieses Mail bekomme? Versuchen Sie sich beim Lesen in ihren Empfänger zu versetzen und überlegen sie ob ihnen klar ist, worauf der Verfasser hinaus will. Bei der Gelegenheit können sie auch den einen oder anderen Tippfehler, der sich vielleicht eingeschlichen hat, korrigieren. 

In diesem Sinne:
Keep on writing!

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