Wie schreibt man verständliche E-Mails?

Letzte Woche hielt ich wieder mein Seminar “E-Mails auf den Punkt gebracht” für die MitarbeiterInnen einer Universität. Gleich zu Beginn des Seminars tauchte die Frage auf: Wie schreibt man verständliche E-Mails?

E-Mails haben sich in den letzten Jahren zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel im Beruf entwickelt. Leider auch zum größten Zeitfresser. 

Die Anzahl der E-Mails, die jedeR lesen, beantworten und schreiben muss, ist stetig gestiegen und es ist noch kein Ende der Bergfahrt in Sicht.

Komm zum Punkt!

Ein Grund warum E-Mails so viel Zeit fressen: Wir verstehen nicht, was uns der Verfasser des E-Mails sagen will. Kennen sie das: Sie lesen das E-Mail und am Ende des Textes sind sie so klug wie vorher oder schlimmer noch: Ein großes Fragezeichen schwebt über ihrem Kopf.

Sag mir warum!

Eine gute Methode um den Inhalt eines E-Mails zu strukturieren ist das “Warum”. Wenn sie ihrem Leser/ihrer Leserin schreiben, warum sie dieses E-Mail schreiben, sind sie gezwungen darüber selbst nachzudenken. Damit verhindern sie, dass sich ihr Leser denkt: Was soll ich damit? Muss ich damit etwas tun? 

Wenn sie als SchreiberIn formulieren, warum die EmpfängerIn das E-Mail bekommt, da kann der Inhalt meist schneller verstanden werden. 

Gib mir ein W!

Eine E-Mail wird außerdem für die Leserin/den Leser verständlicher, wenn sie die W-Fragen beantworten:

  • Worum geht es?
  • Wer (hat etwas zu tun)?
  • Wie (hat etwas zu passieren)?
  • Bis wann ist was zu tun?

Einer der Fehler, die beim E-Mail schreiben passieren, ist dass man vom eigenen Wissen ausgeht. Wir übersehen dabei, dass der Inhalt für unsere LeserIn nicht so klar ist, wie für uns, da dieser ein anderes Wissen hat als wir selbst. Im Seminar höre ich immer wieder das Argument: “Ja, aber das ist doch klar, dass ich das so oder so meine.” Nein, ist es leider nicht. Denn ihre Leserin/ ihr Leser kann nicht Gedanken lesen, hat andere Erfahrungen als sie und geht daher von anderen Annahmen aus. Wenn sie ihr E-Mail verständlich schreiben, heißt das nicht, dass sie ihr Gegenüber für dumm halten. Im Gegenteil – sie tun ihrer Empfängerin/ ihrem Empfänger einen Gefallen indem sie ihr E-Mail gut strukturieren, möglichst alle W-Fragen beantworten und dadurch unnötige Rückfragen vermeiden. Die ohnehin wieder für sie zusätzliche Arbeit bedeuten. 

Darum: Machen Sie es ihrer Leserin/ ihrem Leser leicht zu verstehen und schreiben sie verständlich!

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